Arquivamento Digital de Documentos

Uma possibilidade interessante para armazenamento de arquivo digitais é a utilização de banco de dados para guardar os arquivos. A primeira vista, esta possibilidade parece complicada quando comparada ao armazenamento tradicional que é utilizando pastas e diretórios; forma utilizada por sistemas operacionais em seu sistema de arquivos. De fato, o armazenamento de arquivos em pastas nos CDs, DVDs, HDs, PenDrive, etc. é muito simples. Basta copiar o arquivo em alguma pasta desses dispositivos e, quando houver a necessidade, o arquivo pode ser resgatado bastando reencontrar o arquivo no local onde foi copiado anteriormente.

O problema começa quanto existe centenas ou milhares de arquivos a serem armazenados, por exemplo, as diversas monografias geradas pelos alunos de uma universidade. Armazenar é fácil. Basta copiar o arquivo gerado em uma pasta de um CD, por exemplo e guardar este CD em local seguro. Se existe milhares de arquivos espalhados em vários CDs, a dificuldade aparece quando se deseja encontrar um arquivo específico que pode estar em qualquer dos CDs. Possivelmente todos os CDs precisarão ser investigados para localização de um arquivo específico. A complexidade aumenta se a necessidade for por encontrar um arquivo que possua um certo conteúdo. Cada CD será investigado e, ainda, cada arquivo presente no CD precisará ser aberto e lido na tentativa de se identificar o assunto ou conteúdo tratado no arquivo.

Seria muito pertinente se houvesse um sistema indexador desses arquivos, ou seja, um sistema que fosse possível armazenar a localização e identificação de cada CD, bem como os arquivos que o compõe. Além disso, um resumo dos dados do arquivo poderia ser armazenado para facilitar a identificação do seu conteúdo. O sistema poderia, também, realizar pesquisas ou filtros para identificar quais arquivos satisfazem às condições passadas.

A utilização de um sistema indexador como apresentado acima já resolveria o problema de pesquisa de arquivo, aumentando a velocidade de localização. Uma vez realizada a pesquisa e localizado o arquivo procurado, basta identificar o CD onde o arquivo está e ir até ele para copiar o arquivo procurado. A questão agora é ter que ir ao CD ou qualquer outro dispositivo de armazenamento para acessar o arquivo. Poderia ser interessante que o sistema citado acima pudesse armazenar uma cópia desse arquivo. Assim não haveria necessidade de recorrer a nenhum meio físico para cópia e resgate do arquivo. Note como isso abre várias possibilidades de uso: os arquivos podem ser criados a partir de documentos, ou seja, documentos em papel podem ser transformados em arquivos digitais e serem armazenados no sistema. Esse procedimento poderia ser muito útil em escolas para armazenamento de trabalhos de alunos, fóruns judiciários para controle de processos, hospitais para armazenamento de prontuários ou qualquer lugar que gere documento que necessite de guarda prolongada. Assim o arquivo físico poderia está guardado em local seguro e o arquivo digital poderia está no sistema para leitura e impressão quando necessário. Recorrer ao arquivo físico, só quando necessário. Associado a tudo isso poderia-se utilizar algum tipo de certificação digital para garantir a validade legal do arquivo digital, mas isso é uma outra história.

De fato, um sistema capaz de armazenar arquivos é muito útil para várias aplicações. Já deve estar claro que o sistema estará fazendo o armazenamento dos arquivos e informações em um banco de dados e, assim, todos os conceitos e recursos relacionados a SGBD (Sistema Gerenciador de Banco de Dados) estão disponíveis e envolvidos no sistema. Uma grande vantagem dessa abordagem é a realização de cópia de segurança para evitar perdas; os backup’s. Passa a ser uma responsabilidade do SGBD garantir a segurança da informação e evitar perda de dados ou dos arquivos armazenados. Quando for feito o backup do banco de dados, diretamente está sendo feito o backup dos arquivos armazenados nesse banco. A periodicidade desses backups e o local armazenado são fatores importantes que podem garantir a recuperação de dados quando ocorrer alguma falha de hardware.

Para demonstrar essa ideia, desenvolvemos o ARQDOC – Armazenamento de Documentos em Banco de Dados. Este sistema permite guardar em banco de dados arquivos diversos. O próprio usuário pode categorizar seus arquivos, associar, se for o caso, a um documento físico armazenado em uma sala e importar o arquivo digital correspondente para o banco de dados do sistema. Posteriormente o usuário pode usar o SGBD para realização de backups que estarão salvando seus dados de forma segura. O resgate de arquivos no ARQDOC também é muito simples: basta realizar pesquisa por nome do arquivo, resumo, autor, conteúdo textual de alguns tipos de arquivos, etc. Para maiores informações acesse https://reginaldojr.wordpress.com/sistemas-c-codigo-fonte/arquivamento-de-documentos-em-banco-de-dados/.